Organiser les services de nettoyage: Mairies

Organiser les services de nettoyage: Mairies, communauté de communes.

Nous sommes régulièrement consultés sur ce sujet. Les mairies, communauté de communes et administrations diverses, ne sous-traitent pas forcément les prestations de propreté et de nettoyage. Le fait, comprend des avantages et des inconvénients.

Avantages

L’avantage principal est sans nul doute une action directe sur le personnel. Cette action de management permet de fixer des objectifs clairs. La gestion directe autorise plus de souplesse.

D’autre part, les agents savent pour qui ils travaillent. Ils bénéficient donc, d’une reconnaissance de l’entité mairie, communauté de communes, voire des administrés.

Inconvénients

Parmi les inconvénients on repère de suite, l’obligation pour les encadrants de posséder les connaissances techniques nécessaires. Propreté et le nettoyage ne s’improvise pas. Ce bémol, n’est pas anodin, si l’on considère que l’on ne peut organiser correctement ce que l’on ne maîtrise pas totalement.

Objectifs

3 objectifs principaux constituent le corps de la mission:

Planification
Productivité
Traçabilité et contrôle

Planification

Elle permet de s’acquitter des missions, en gommant failles et approximations. On élimine les éléments fugaces, pour se concentrer sur le but à atteindre. Elle comprend à la fois des items techniques, mais également des paramètres humains.

Productivité

La productivité s’appuie sur des cadences réalistes, des matériels adaptés et des process construits. Par ailleurs, on y ajoute, les formations nécessaires qui renforcent le professionnalisme.

Traçabilité et contrôle

Sans traçabilité et contrôle la prestation ne peut atteindre une objectif qualitatif. La mesure de l’avancement des travaux est impérative, sans elle, le rendu périclite. La mesure de la restitution permet donc d’assurer la pérennité et de remédier aux défaillances par des plans d’actions. Ceux-ci étant eux mêmes contrôlés.

Comment

Organiser les services de nettoyage passe, tout d’abord, par bâtir un état des lieux. Il faut savoir où l’on est avant d’engager des modifications.

Audit terrain

Tout d’abord, la visite de chaque site donne une vue claire de la situation. On relève les particularités, les contraintes, ce qui est choquant au premier abord.

L’ analyse des cahiers des charges de chaque site, aide à mesurer l’écart entre les attentes et la restitution.

Premièrement, inventaire des éléments:

Les matériels utilisés par site, ainsi que l’étude des moyens humains
Organisation du travail
Produits
Méthodes utilisées
Analyse de vos rapports de qualité et de la traçabilité
Procédures : contrôle, qualité, traçabilité
Comparatif entre cadences de travail, matériel et moyens humains
Evaluation de la qualité de nettoyage ressentie

Deuxièmement, rapport de synthèse:

Le rapport de synthèse sert tout d’abord à mettre en forme le chaînage de la prestation. Il constitue, la base des échanges que nous aurons avec les différents responsables.

Echanges avec les responsables en charge

Les échanges permettent de coopter le ou les buts à atteindre. Ils servent également à comprendre le contexte, ainsi que l’historique.

De même, ils permettent de construire le possible, de mesurer les enjeux, et d’affûter la stratégie à employer.

C’est une étape importante garante d’une action sereine et efficace.

Formuler des préconisations

En fonction des éléments recueillis, les préconisations portent sur :

L’organisation
Les cahiers des charges
Les méthodes
Le matériel
Les fréquences d’interventions
Les moyens humains
Les besoins en formation
La démarche produit écologique
La démarche qualité : formalisation des rapports de qualité, traçabilité, méthodes et procédures des contrôles

Aider à la rédaction des process d’entretien

En collaboration avec les acteurs qui ont en charge le dossier, on formalise les méthodes, cahier des charges et procédures.

Par ailleurs, on définie les règles de fonctionnement. Celles-ci servent de règle du jeu.

Une prestation n’est pas inerte dans le temps. De fait, on bâtit les procédures destinées à pérenniser l’action dans le temps et la qualité.

Organiser les services de nettoyage: Accompagnement du management du changement

Le changement ne constitue pas un élément simple à accepter. La modification des habitudes, ajoutée à de nouveaux enjeux déstabilise, inquiète, stresse.

Dans un premier temps, il convient d’expliquer clairement et objectivement les nouveaux enjeux. La vision extérieure, la neutralité, la bienveillance, la clarté des propos permettent de préparer un terrain favorable à l’acceptation. Le cadrage qu’effectue les managers se doit d’être précis. Les avantages des nouvelles méthodes s’expriment simplement, avec bienveillance. Il est hors de propos de condamné le passé. Les managers mettent en avant le but bienfaiteur du changement comme un projet vers le progrès.

Dans un deuxième temps, le changement doit emporter l’adhésion. La participation des différents acteurs se gagne par un dialogue ouvert. L’aspect motivant du changement passe par l’acceptation des nouvelles règles et l’appropriation des méthodes. De plus cette phase s’accompagne d’un plan de formation individualisé des différents acteurs.

Troisièmement, les managers commentent les différentes modifications. Ce feed-back implique une large communication où aucun sujet touchant à la réorganisation n’est tabou.

Dans la quatrième étape on débriefe les opérations avec les acteurs. L’encadrement: collecte les remontées du terrain, pour d’une part gommer les zones d’ombre, d’autre part créer un dialogue dynamique et un sentiment d’appartenance. Faire vivre le projet passe par une adhésion maximum. De plus, les interlocuteurs se rassurent et se motivent vers la réussite.

Dans le cinquième niveau, on félicité les participants de leur implication. On se situe dans le travailler avec, où chacun trouve sa place.

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