AMO marché privé propreté et nettoyage

AMO marché privé

AMO marché privé pourquoi ?

Définition:

AMO marché privé : Assistance à la maîtrise d’ouvrage pour les entreprises privées.

AMO marché privé: C’est un expert de la propreté et de l’organisation.

Sa hauteur de vue, sa faculté à comprendre rapidement constituent les atouts indispensables à la réussite de la mission.

Sa mission : Aider le donneur d’ordre privé, à écrire un appel d’offre privé pertinent, cohérent et réaliste.

Les objectifs à atteindre

Le futur marché de prestations est un des outils qui permettra de bâtir une démarche de nettoyage cohérente, qualitative et contrôlée.

Quels sont vos besoins : pourquoi ?

Obtenir la satisfaction du client final et ou des utilisateurs;
Assurer la sérénité de vos équipes face à la problématique nettoyage ;
Trouver les meilleurs équilibres qualité/prix ;
Créer une relation de partenariat avec vos prestataires de nettoyage ;
Simplifier et cadrer la démarche achat de prestations de nettoyage.

Comment s’y prendre ? Une démarche en quatre étapes capitales :

Partir d’un état des lieux clair et partagé
Définir ensemble ce que l’on veut obtenir
Traduire le besoin en un outil adapté : l’appel d’offre ;
Mettre en place, suivre et pérenniser la démarche dans le temps ;

Comprendre à travers l’état des lieux

Avant tout, il est primordial de se situer.

L’état des lieux donnera les éclairages indispensables à la réalisation de la mission.

Il comprend deux phases :

L’audit terrain, qui permet de connaître l’état de de réalisation et de restitution ;
Les réunions échanges avec les acteurs du donneur d’ordre, nécessaires aux remontées des situations et problématiques rencontrées ;

Nous recensons les informations remontant du terrain (niveau de satisfaction actuel, dysfonctionnements, points forts), en contact physique ou téléphonique avec les équipes opérationnelles.

C’est une étude à plusieurs niveaux, qui permettra de connaître l’état de satisfaction des clients finaux, des acteurs internes.

Nous consoliderons alors ces informations, à savoir, les classer, les hiérarchiser, pour donner de la matière par la suite à l’analyse. Il s’agit d’éliminer ce qui est fugace et parasite, pour synthétiser les éléments propres à la construction.

Nous menons en parallèle l’analyse du cadre actuel du marché : capacité à produire des indicateurs fiables, leviers d’actions pour améliorer la prestation, solutions préventives et solutions curatives, obligations de moyens et obligations de résultats, sanctions coercitives le cas échéant, pertinence des moyens humains et techniques… Vos documents de travail (cahier des charges, ordres de services, contrôles, etc.) seront utilisés.

Bâtir ce que l’on veut

Le dossier se doit d’être exhaustif, pertinent et réaliste.

Il convient de bien cerner vos attentes, la réalité et les obligations de votre métier.

De même, on s’imprégnera de l’image que veut véhiculer l’entreprise en matière de propreté.

Pour y parvenir, nous partons bien sûr de l’existant, en y ajoutant une étape stratégique, qui consiste en l’analyse, les préconisations et la concertation.

Analyse

L’intérêt de l’étape de l’analyse, est de produire des éléments fiables qui permettront de pouvoir construire les plans d’actions futurs. Il s’agit donc, d’avoir une lecture critique des remontées de terrain, des constats faits sur les modalités contractuelles, et, d’autre part, sur les interactions entre les services internes.

Préconisations

Elles s’appuient sur notre expérience et nos connaissances, mais aussi la lumière des éléments produits. Nous serons, par conséquent, en mesure de faire des préconisations, ainsi que des propositions sur le marché de nettoyage à construire.

Animation

Remontées d’informations, analyse concertée, respect du timing : nous savons que notre travail est pour une bonne partie un travail d’animation auprès des équipes.

De plus, il est indispensable que les équipes soient écoutées et concernées par le marché.

Stratégie

Les questions très concrètes amènent à faire les bons choix stratégiques.

Quelles sont vos particularités dans l’exécution des prestations ? Quels sont les travaux récurrents et les exceptionnels attendus? Quelles sont vos exigences de réactivité ?

Rédiger les critères de jugement des offres, la grille d’analyse des offres, ainsi que le contenu du mémoire technique, oblige à se poser les bonnes questions. Il s’agit de définir ce qui tiendra de notre besoin de base, et qui constituera le Cahier des Charges ; et ce qui tiendra des « plus » attendus, qui apparaîtront dans les mémoires techniques de nos candidats, et seront jugés sur nos grilles d’analyse.

Contexte

Le marché est une boîte à outil conçue à destination des équipes opérationnelles. Le marché est-il conçu dans ce sens? Quel est le niveau de connaissances du marché de chacun des acteurs? De quelles natures sont les relations organisationnelles en interne?

Concertation

Il convient, avec pragmatisme et lucidité, de poser, donc, les différents points de ce que l’on veut en matière de prestations : qualité, prix, contrôle…

Mais aussi : quelle image souhaite-t-on donner en matière de propreté, d’écologie, etc. ? Quelle image désire-t-on donner à nos utilisateurs ? Quel partenariat souhaite-t-on mettre en place avec nos fournisseurs ?

Ce sont autant de réponses qu’il faudra apporter de manière partagée. De la concertation dépendra à la fois la pertinence des choix, mais aussi notre capacité à les mettre en œuvre concrètement en obtenant l’adhésion des équipes.

Qualité

En matière de nettoyage, l’item Qualité est primordial. Sans traçabilité et contrôles, il est peu probable que les objectifs de Qualité soient atteints.

Dès lors, sa déclinaison dans le cahier des charges ou dans les attendus des offres est multiple : comment construire la traçabilité ? Quels contrôles, avec quelles grilles, quels supports, à quelle fréquence, en interne et/ou contradictoires ? Quelles analyses, quelles conséquences ?

Liée à la Qualité, la question des moyens, et par voie de conséquence des chiffrages, sera abordée grâce à notre expérience et notre connaissances du secteur.

De même, il convient de mettre en évidence les obligations de chacun.

Synthétiser à travers l’appel d’offre

AMO et responsables de structure, écrivent le cahier des charges en collaboration.

L’expert crée un descriptif qui énumère les moyens humains, techniques et modes opératoires.

Il consulte un échantillonnage significatif de prestataires, De même, il organise la visite des locaux et remet les éléments de consultation.

Il remet au donneur d’ordre une synthèse comparative des offres, en fonction des critères de jugement pré établis en concertation avec le donneur d’ordre.

Mise en route

La mise en route par l’AMO du ou des prestataires n’est pas une obligation.

Cependant, lors d’un nouveau marché, il semble primordial qu’il y ait une assistance au démarrage.

De même, il est recommandé d’assurer une procédure de suivi. Celle-ci, ayant pour but de gommer toute zone d’ombre et d’assurer une restitution fidèle à l’écriture du marché.

AMO marché privé pour que le dossier propreté ne soit plus un casse tête.

AMO marché privé: Pour quels secteurs?

Tous les secteurs peuvent être concernés. Il n’y a pas de seuil quantitatif. En effet, l’AMO se pose en facilitateur, il agit donc, quelque soit le nombre des prestations et l’ampleur du marché.

Les secteurs où nous agissons:

L’hôtellerie: La propreté constitue pour ce secteur un élément primordial de fidélisation, mais aussi de satisfaction du client. Les prestations ne peuvent en aucun cas être remisent au lendemain. Le degré d’exigence y est élevé, par conséquent la réactivité se doit d’être le mettre mot.

La restauration: Le schéma ressemble à celui de l’hôtellerie. A noter, que pour la restauration rapide, les horaires doivent être impérativement respectés, sous peine de décalage d’ouverture.

La logistique: Contraintes horaires, organisation, productivité permettent des prestations de qualités.

Sièges sociaux, PME, PMI: L’image dégagée doit être irréprochable. De plus elle se croise avec le bien être des utilisateurs, renforçant ainsi, productivité et performance.

Agro-alimentaire: Le contrat respecte les normes, obligations, contraintes de production. Les process établis garantissent l’hygiène incontournable.

Syndics de copropriétés: Coûts et qualité s’entremêlent. La traçabilité exemplaire, est l’outil de la satisfaction du client final.